PENYIMPANAN ARSIP DAN KESEKRETARISAN

PENYIMPANAN ARSIP

A.  PERALATAN PENYIMPANAN ARSIP

1.    Map Arsip (Folder), adalah lipatan kertas atau plastik tebal untuk menyimpanan arsip. Macam-macam Map Arsip meliputi:

a.         Stofmap Folio (Map Berdaun).

b.         Snelhechter (Map Berpenjepit).

c.         Brief Ordner (Map Besar Berpenjepit).

d.        Portapel (Map Bertali).

e.         Hanging Folder (Map Gantung).

2.    Sekat Petunjuk (Guide), adalah alat yang terbuat dari karton atau plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder.

3.  Almari Arsip (Filing Cabinet), adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk lemari yang terbuat dari kayu, alumunium atau besi baja tahan karat/api.

4.  Arsip, adalah almari tanpa daun pintu atau dinding pembatas untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan dalam ordner atau kotak arsip.

5.  Kotak/Almari Kartu (Card Cabinet), adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu kendali, kartu indeks dan kartu-kartu lain yang penyimpanannya tidak boleh sembarangan agar mudah untuk ditemukan kembali.

6.   Berkas Peringatan (Tickler File), adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip/ kartu-kartu yang memiliki tanggal jatuh tempo.

7.  Kotak Arsip (File Box), adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan ke dalam folder/map arsip.

8.    Rak Sortir, adalah alat yang digunakan untuk memisah-misahkan surat yang diterima, diproses, dikirimkan atau untuk menggolong-golongkan arsip sebelum disimpan.

B. TATA CARA PENYIMPANAN ARSIP

1.     Horizontal Filing (Flat Filing)

Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam stofmap atau snelhechter kemudian ditumpuk ke atas dalam almari arsip (disusun secara mendatar/horizontal dari bawah ke atas).

2.     Vertikal Filing

Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam folder/map arsip kemudian diletakkan berdiri/ tegak memanjang (sisi panjang arsip sejajar dengan lipatan folder/map) dan disusun berurutan dari depan ke belakang.

3.     Lateral Filling

Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam snelhechter atau brief ordner kemudian diletakkan berdiri dengan punggung di depan.

C.  PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP

1.   Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan (meneliti tanda pelepas surat/release mark). Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi deponeren yang menunjukkan perintah untuk menyimpanan surat.

2.  Mengindeks atau memberi kode surat tersebut. Indeks/kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat.

3.  Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan surat. Kegiatan menyortir/memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya dilakukan dengan menggunakan rak/kotak sortir.

4.  Menyimpan surat ke dalam map (folder). Penyimpanan surat ke dalam map/folder dapat menggunakan stofmap folio, snelhechter, brief ordner, portapel ataui folder gantung kemudian dimasukkan ke dalam almari arsip/filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain.

5.    Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan. Penyimpanan arsip dapat menggunakan sistem penyimpanan arsip sebagai berikut:

a)      Sistem Abjad (Alphabetic Filing System)

b)      Sistem Tanggal (Chronological Filing System)

c)      Sistem Nomor (Numeric Filing System)

d)     Sistem Wilayah (Geographic Filing System)

e)      Sistem Subyek/Pokok Masalah (Subject Filing System)

KESEKRETARISAN 

1.        Arti Sekretaris dan Kesekretarisan

Sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan atau perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatyan operasional perusahaan.

Kesekretarisan adalah satuan organisasi yang melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang supaya tujuan organisasi dicapai dengan lancar.

2.        Kedudukan dan Peran Sekretaris

Sekretaris organisasi bertindak sebagai Kepala Sekretariat yang mempunyai wewenang membuat rencana, membuat keputusan, mengorganisir bawahan dan sarananya, melakukan pengawasan, memberi perintah, menyelenggarakan sistem komunikasi yang baik, melakukan pengarahan, penyempurnaan organisasi dan tata kerja.

Ruang Lingkup, Tugas dan Fungsi Sekretaris

A.      Ruang Lingkup

Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat yang meliputi pembuatan surat, penerimaan, pengolahan, pendistribusian, dan penyimpanan. Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun extern. Menyelenggarakan rapat-rapat. Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu/kunjungan.

B.       Tugas Administratif Kesekretariatan

Memperlancar lalu lintas dna distribusi informasi ke segala pihak baik intern maupun ekstern. Mengamankan rahasia perusahaan/organisasi, Mengelola dan memelihara dokumentasi perusahaan atau organisasi yang berguna bagi kelancaran fungsi manajemen (POAC).

C.    Fungsi Sekretaris

a)    Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen.

b)    Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan.

c)    Sebagai alat komunikasi organisasi/perusahaan.

d)   Sebagai pusat dokumentasi.

e)    Kedudukan Sekretaris dalam Organisasi.

f)     Peran Strategis.

g)    Peran Teknis.

h)    Peran Pendukung.

i)      Kualifikasi/Syarat-syarat Sekretaris.

j)      Syarat Pengetahuan.

k)    Syarat Keterampilan.

l)      Syarat Kepribadian.

v  Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan. Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor seperti:

1)      Menerima tamu

2)      Menerima telepon

3)      Mengambil dikte dan melatinkan

4)      Menyimpan surat

Untuk itu seorang pemimpin mengharapkan bahwa bantuan yang diberikan oleh seorang sekretaris akan berbeda tergantung dari bidang usaha yang diberikan oleh pimpinan misalnya direktur dari perusahaan percetakan akan berbeda dengan lembaga bantuan hukum. Pada umumnya pekerjaan-pekerjaan sekretaris dikelompokkan:

a)      Tugas-tugas yang bersifat rutin

b)      Tugas-tugas khusus

c)      Tugas-tugas yang bersifat kreatif

d)     Melakukan hubungan dan kerja sama

Seorang sekretaris harus selalu berusaha untuk mencari cara-cara yang baik untuk menumbuhkan hubungan dan kerja sama yang baik antara sekretaris dengan pimpinannya dalam batas-batas kedinasan.

v  Pengembangan Diri Seorang Sekretaris

Arti dan Pentingnya Pengembangan Pengembangan sekretaris dalam realisasinya dapat dilakukan, baik oleh dirinya sendiri maupun atas prakarsa organisasi. Salah satu diantaranya yaitu dengan melalui pendidikan dan latihan yang mencakup:

1)      Pre Service Training, adalah latihan yang diberikan pada waktu seseorang belum menempati suatu jabatan tertentu, yang meliputi: Pendidikan formal yang diselenggarakan umum. Latihan pra jabatan, latihan ini dilaksanakan oleh organisasi atau perusahaan, tempat sekretaris bekerja.

2)      In Service Training, yaitu latihan yang dilakukan pada saat sekretaris sedang menduduki jabatannya.

v  Tujuan Pengembangan Sekretaris

Adapun tujuan pengembangan dan latihan sekretaris pada dasarnya untuk memperoleh 3 hal, yaitu:

a)      Menambah pengetahuan

b)      Menambah keterampilan

c)      Merubah sikap

v  Mengembangkan Diri dalam Jabatan

Agar sekretaris dapat berhasil dengan baik, pada dasarnya tergantung kepada 3 faktor yang secara langsung mempengaruhi sekretaris dalam bidang kesekretarisan, yaitu :

a.         Kemampuan untuk dapat mengerjakan bermacam-macam tugas pekerjaan secara efisien.

b.         Kepribadian yang menarik

c.         Kemauan untuk bekerja.

Ø  TUGAS – TUGAS SEKRETARIS

Tugas seorang sekretaris dapat dikelompokkan kedalam 8 macam, yaitu:

a.         Tugas-tugas Rutin

b.         Tugas Sosial

c.         Tugas Insidental

d.        Tugas Sekretaris dalam Businees Meeting

e.         Tugas Keuangan

f.          Tugas-tugas Resepsionis

g.         Tugas-tugas Khusus

h.         Tugas-tugas Istimewa

Ø  PRINSIP TERPENTING SEKRETARIS

“ Tutup Mulut Rapat – Rapat, Pasang Mata Awas – Awas, Buka Telinga Lebar – Lebar”.

Ø  SEKRETARIS HARUS MAMPU

1.    Membagi waktu kerja dengan keluarga.

2.    Menjadi ujung tombak dalam perusahaan/organisasi.

3.    Menentukan arah dan tujuan perusahaan/organisasi.

4.    Pandai menyimpan rahasia.

5.    Siap full kontek dan ready to fight in every moument.

6.    Dan lain-lain.

Ø  TUGAS POKOK SEKRETARIS

1.      Membantu pimpinan.

2.      Menyiapkan agenda rapat.

3.      Menyusun administrasi / pembukuan perusahaan.

4.      Mengatur daftar kegiatan perusahaan / organisasi.

5.      Dan lain sebagainya.

Ø  HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN OLEH SEORANG SEKRETARIS

1.      Memberikan kesempatan bukan kepada yang berhak.

2.      Memberikan informasi perusahaan / organisasi kepada yang bukan haknya.

3.      Watak keras kepala dan menang sendiri.

4.      Jangan mudah terpengaruh oleh orang lain.

5.      Kriteria seorang sekretaris:

-       Seorang Sekretaris harus berpenampilan serapi mungkin.

-       Pandai, murah senyum, sikap dan tutur kata yang baik.

-       Memberikan seyuman yang menarik.

-       Pintar, terampil,cakap.

Ø  JENIS-JENIS SEKRETARIS

Berdasarkan kedudukan, wewenang dan tanggung jawabnya sekretaris dibedakan menjadi dua macam, yaitu :

 1. Sekretaris Instansi (Organisasi),  yaitu sekretaris yang berfungsi sebagai Office manager karena secara formal menjalankan fungsi manajer yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor. Sekretaris Organisasi sering disebut Executive Secretary dan memiliki pegawai atau karyawan. Contoh Sekretaris Jenderal, Sekretaris Inspektorat Jenderal, Sekretaris Wilayah, Sekretaris Dewan, Sekretaris Yayasan, Sekretaris dalam perusahaan (business secretary). Sebagai Executive secretary harus paham akan tujuan-tujuan, prinsip-prinsip, azas-azas manajemen serta organisasi dengan baik. Paham mengenai sifat urusannya sehingga mampu merencanakan, menyusuan struktur dan tata organisasi (sekretariat) dengan baik.

 2.  Sekretaris Pribadi, yaitu sekretaris yang hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator (perantara) pimpinan. Sekretaris pribadi bukanlah manajer dan tidak mempunyai anak buah. sebagai contoh Sekretaris Direktur, Sekretaris Manajer, Sekretaris Rektor. Sekretaris Pribadi merupakan tangan kanan pimpinan. Ia harus mampu mencegah pimpinan agar jangan sampai kelebihan beban atau persoalan kecil yang kurang penting, sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi pada persoalan yang lebih penting. Oleh karena itu ia harus berusaha mengenal sifat dan pribadi pimpinannya, adat kebisaaan, kegemaran /hobby, kelebihan dan kekurangan dan melindungi pimpinan agar jangan sampai terjerumus, cara dan kemampuan kerjanya, keperluan dalam melaksanakan tugasnya sehingga pekerjaanya menjadi lebih baik. Berdasarkan kemampuannya dan pengalaman kerjanya, sekretaris dapat dibedakan menjadi :

1)   Sekretaris Junior, yaitu sekretaris yang baru meniti kariernya sebagi sekretaris. Ia baru keluar dari pendidikan sekretaris, jadi belum meiliki pengalaman kerja. Sekretaris Junior perlu banyak belajar dan bimbingan dari seorang Sekretaris Senior.

2)   Sekretaris Senior, yaitu sekretaris yang sudah memiliki profesionalisme yang mantap, dapat berdiri sendiri mengatasi masalah yang timbul dalam melaksanakan tugasnya.

Ø  PROFIL KEDUDUKAN DAN PERAN SEKRETARIS

Profil kedudukan sekretaris organisasi, bertindak sebagai Kepala Sekretariat yang mempunyai wewenang membuat rencana, membuat keputusan, mengorganisir bawahan dan sarananya, melakukan pengawasan, memberi perintah, menyelenggarakan sistem komunikasi yang baik, melakukan pengarahan, penyempurnaan organisasi dan tata kerja.